En Soltic avanzamos en pos de incluir las últimas novedades, en esta ocasión para adaptar nuestro software a la normativa europea relativa a los Pagos SEPA. Esto redunda en una mayor eficiencia y competitividad para todos nuestros clientes. Porque nuestros clientes crecen, y nosotros crecemos con ellos. Porque nosotros crecemos, y nuestros clientes crecen con nosotros. Porque nuestro objetivo es mejorar juntos.

 

Las presentes indicaciones serán válidas una vez la aplicación ERP Soltic esté actualizada a la versión 3.3.0 en adelante.

Zona única de Pago en Euros

SEPA son las siglas en inglés de “Single Euro Payments Area”, es decir, Zona Única de Pagos en Euros. Se trata de una iniciativa impulsada por el sector financiero, tutelada por la Comisión Europea y el Banco Central Europeo, por la que se establece una verdadera zona integrada de pagos europeos en euros en los que dichos pagos están sujetos a un conjunto uniforme de estándares, normas y condiciones, y permite la realización de los pagos en euros de forma tan sencilla, rápida, segura y eficiente como se hace actualmente en cada país.

Su objetivo es establecer instrumentos de pago, infraestructuras y estándares paneuropeos uniformes en toda Europa y eliminar las diferencias entre pagos transfronterizos y pagos nacionales dentro de la zona SEPA2. Uno de estos instrumentos de pago uniformes es el adeudo directo, conocido en el ámbito internacional como SEPA Direct Debit (SDD). Este instrumento de pago está regulado por el EPC a través del SDD Scheme Rulebook.

El adeudo directo SEPA – esquema básico es un instrumento para presentar al cobro de forma electrónica y automatizada operaciones de pago en euros, entre cuentas bancarias de clientes, particulares o empresas, abiertas en entidades adheridas al “SEPA Core Direct Debit Scheme”.

Normativa SEPA

Según el Reglamento 2560/2001 del Parlamento Europeo, las entidades financieras están obligadas a aplicar el mismo importe en estas transferencias que en las que se cobran cuando se trata de una externa nacional para importes inferiores a los 12.500 euros. Se exige como requisito que la divisa de la cuenta sea el euro, además de que el emisor incluya el IBAN (el número de cuenta bancario internacional) y el código BIC (código bancario internacional) (este código únicamente en el caso de que sea una cuenta internacional). En caso contrario, el coste puede ascender hasta el 6% con un mínimo de hasta 12 euros.

El 1 de Febrero del 2014 era la Fecha Límite de cambio para la adaptación a los Pagos SEPA, amplíada en 6 meses (hasta el 1 de Agosto del 2014)

Cuentas Bancarias formato IBAN, código BIC

El departamento de Soporte Soltic realizará una actualización de todas las Cuentas Bancarias con destino en España. A partir del 01 de Febrero de 2014 no es obligatorio el código BIC. Las Cuentas Bancarias del resto de Europa, deberán informar además del formato IBAN, el código BIC. Este código es obligatorio en este tipo de cuentas hasta el 01 de Febrero de 2016. Para informar estas Cuentas Bancarias de forma manual, pueden ponerse en contacto con sus clientes/proveedores, o bien calcularla desde la página web:

http://www.sepaesp.es/sepa/es/herram-conv/

En esta página web, además de facilitar la herramienta para la conversión Cuentas Bancarias de tipo CCC en cuentas bancarias en formato IBAN y el código BIC, se realiza una explicación detallada sobre ambos conceptos. Todos los códigos IBAN comienzan en sus dos primeros dígitos con las iniciales del país de destino.

Actualización de cuentas bancarias en el ERP-Soltic

En la actualización se incluirán nuevos campos en los listados de Cuentas Bancarias de la Empresa, Clientes y Proveedores: Código IBAN y Cuenta IBAN.

  • En aquellas Cuentas que el usuario ya hubiera actualizado, se completará la información en los correspondientes campos.
  • En las Cuentas a nivel Nacional que no se hubieran actualizado, se completará según la codificación que se ha aplicado a nivel estatal.
  • En las Cuentas a nivel Internacional, se deberán completar tanto el Código y Cuenta IBAN, como el BIC (SWIFT).

Tipo de Adeudos Domiciliados SEPA

 

Esquema

Destinado a

Formato

Plazo devolución

Orden domiciliación

CORE Básico

Operaciones entre empresas y/o particulares Cuadernos -19-14 Esquema Básico
  • Hasta 5 días por cualquier motivo
  • Hasta 8 semanas por orden del cliente
  • 13 meses para pagos no autorizados
Previamente debe existir una orden de domiciliación firmada por el deudor para la emisión de adeudos.Son válidas las órdenes actuales.

B2B Entre empresas

Operaciones entre empresas y/o autónomos Cuadernos -19-44Esquema B2B
  • 2 días hábiles(sin posibilidad de devolución)
Requiere obligatoriamente la formalización de nuevas órdenes con expresa renuncia al derecho de devolución.

 

Plazos de Notificación, Presentación y Devolución

SEPA CORE

  • D-14: Prenotificación
  • D-5:  Plazo Banco acreedor para presentar el primero ó único adeudo al Banco deudor
  • D -2: Fecha límite para presentaciones recurrentes
  • D: Vencimiento
  • D+5:  Posibilidad de rechazo del adeudo por cualquier motivo
  • D+8 semanas: Periodo de reembolso para operaciones autorizadas
  • D+13 meses: Devolución pagos no autorizados

SEPA COR1

Dentro del formato Core Básico existe el Cor1, que tiene las mismas características que el Core Básico, aunque con un plazo de presentación reducido.

SEPA B2B

  • D-14: Prenotificación
  • D-2: Plazo banco acreedor para presentar el pago primero o único o recurrente al Banco Deudor Plazos de Presentación
  •  D: Vencimiento
  • D+ 2: plazo máximo devolución por entidad deudor

Plazos de Presentación

Para poder cumplir con los plazos de presentación, las entidades acreedoras deberán disponer de los ficheros con suficiente antelación respecto de la fecha en que deba efectuarse el cargo en la cuenta de los deudores. En función del tipo de adeudo, el plazo mínimo de entrega de los ficheros será:

  • Operación única o primer adeudo de una serie de adeudos recurrentes: 7 días hábiles interbancarios.
  • Adeudo de una serie de adeudos recurrentes, cuando no sea el primero: 4 días hábiles interbancarios.

Estos plazos deberán respetarse para todas las operaciones incluidas en los ficheros. Cuando alguno de los registros incumpla la validación de plazos, la entidad del acreedor podrá rechazar su proceso o ajustar la fecha de cobro a la primera disponible.

El formato Cor1 da la posibilidad de plazos de presentación más reducidos, que requieren acuerdo previo con la entidad para su utilización.

Notificación

Con la nueva normativa, se hace necesario una notificación previa de 14 días antes del primer pago. El envío de la Factura de Venta se entiende como notificación. En clientes con Contrato, o bien aquellos con los que se realice un cobro periódico, únicamente será necesaria la notificación previa en el primero de los pagos. En el resto de pagos, se da por supuesto el aviso.

Tipo de adeudo domiciliado adaptado en SOLTIC ERP

El programa de Gestión ERP Soltic incluye el nuevo formato de cuaderno para la Norma 19, en su versión correspondiente al tipo de formato CORE. Hemos optado por esta opción para posibilitar los adeudos con particulares, y la opción con plazo de presentación NO reducida por una mayor y mejor interacción con el resto de bancos a nivel europeo. Debido a que en el resto de Europa el tipo de Pago mediante Recibo no es tan habitual, aunque la mayoría de bancos a nivel nacional sí soportan las presentaciones de Norma 19 en todas sus modalidades, no es así en la mayoría de bancos a nivel intrafronterizo. Esto nos ha llevado a determinar la elección del formato CORE como el primer formato incluido en el ERP Soltic para la presentación del cuaderno para la Norma 19.

En sucesivas actualizaciones, se incluirán el formato COR1 para una reducción en el plazo de presentación (aunque únicamente será aplicable en los Recibos a nivel nacional).

Y a posteriori se incluirá el formato B2B, válido únicamente para los Recibos entre Empresas, que además de no estar soportado por todas las entidades bancarias, debe de cumplir una serie de características especiales en la relación cliente-proveedor que veremos más adelante.

Campo CONCEPTO SEPA

Se ha estandarizado el detalle del pago en 140 caracteres tanto para transferencias como para adeudos SEPA, y se comunicará en su totalidad al banco beneficiario / deudor. Los clientes, en este sentido, puede que deban ajustar la información de la remesa dependiendo de cuánta información de pago se requiera. El impacto más importante es para los adeudos domiciliados, ya que se reduce considerablemente la información que se puede indicar: se pasa de 640 a 140 caracteres. Por lo tanto, aquellas empresas que actualmente incluyen información más amplia en los recibos, si ésta ocupa más de 140 caracteres no la podrán seguir enviando en su totalidad y será necesario buscar otra forma de transmitir a sus clientes el detalle que hoy están recibiendo a través del recibo bancario.

El mandato firmado por el deudor (pagador) sirve para autorizar, tanto al acreedor a realizar el cobro, como su entidad de crédito para atender dichos pagos. El mandato ha de ser emitido en papel y  firmado por el deudor. El mandato debe estar vigente en el momento de la emisión del recibo. Caduca si transcurren 36 meses desde el último cobro. El acreedor debe custodiar el mandato firmado por el deudor por un mínimo de 14 meses después del último recibo.

Características:

  • Acuerdo privado entre el emisor y su deudor (debe contener los datos identificativos del cliente, del deudor, del servicio y el consentimiento del deudor para realizar el pago).
  • Firmada por el titular de la cuenta de cargo.
  • Vigente en la fecha de presentación del recibo.
  • No existe un modelo estándar

Mandatos en SOLTIC ERP

Mandatos vs. Órdenes de Domiciliación

En la migración de los adeudos domiciliados tradicionales, las órdenes de domiciliación previas seguirán siendo válidos. Inicialmente en el ERP Soltic se incluye un mandato para cada Cliente y Cuenta Bancaria por defecto del Cliente, para todos aquellos Clientes para los que ya se hubiera generado una Factura de Venta con anterioridad, dando por supuesto que existía una Orden de Domiciliación ya existente. En caso de tener una única Cuenta Bancaria, se informa esa por defecto para el Mandato. En caso de existir más de una Cuenta Bancaria del Cliente, y ninguna por defecto, NO se incluírá Mandato por defecto,  sino que deberá darse de alta manualmente indicando la Cuenta Bancaria del Cliente correspondiente.

En esta migración, es obligatorio según la normativa SEPA

  • Indicar como Fecha de Firma el 31/10/2009
  • Se trata de Tipo de Recibo Recurrente (es decir, no Puntual)
  • Indicar como Referencia del Mandato la misma Referencia que tuviera anteriormente la domiciliación

A tal efecto, en un periodo inicial, se permitirá la edición de los mandatos que se han generado de forma automática a través de la aplicación. De esta forma, se facilitará la edición de la Referencia del Mandato, para indicar la Referencia de la Domiciliación existente anteriormente. A posteriori, se pondrán generar Nuevos Mandatos para los Clientes, bien para otras Cuentas, etc.

¿Dónde se pueden revisar/modificar/añadir Mandatos en el ERP Soltic?

En la ficha de Cliente, pestaña Datos de Facturación, sub-pestaña Mandatos. Inicialmente, seleccionaremos la opción:

  • Tipo = ‘CORE’
  • Referencia de Mandato = En caso de existir una Orden de Domiciliación anterior a la normativa SEPA, debe indicarse la referencia de esa Orden de Domiciliación
  • Fecha de Firma = fecha de firma de la Orden ó Mandato
  • Cuenta Bancaria = cuenta bancaria del cliente en la que se cargará el Recibo
  • Descripción = texto descriptivo para un mayor detalle de las características del Mandato
  • Puntual = Se marca en el caso de que un Mandato sea válido para un único Recibo ó Proyecto puntual.

Impresión y Custodia de Mandatos

En el ERP Soltic, se ha habilitado un impreso para la cumplimentación de los datos por parte de nuestro cliente, y que así podamos guardar el Mandato junto con su firma a buen recaudo. El impreso Mandato del Cliente, se encontrará pre-impreso con los datos del cliente según su ficha, con la dirección de Facturación y la Cuenta Bancaria. Además, se podrá imprimir el Mandato del Cliente en blanco, para nuevos clientes ó para que completen todos sus datos manualmente. La Gestión Documental del Cliente, habilitada en el ERP Soltic, facilitará su custodia, adjuntando una copia escaneada del mandato. Además, deberá guardarse el original, firmado a puño y letra por el cliente.

En muchos Estados miembros, hay ciertos instrumentos de pago tradicionales que podrían ser considerado transferencias o adeudos domiciliados pero que tienen funcionalidades muy específicas, a menudo debido a razones históricas o legales. El volumen de transacciones de estos productos es generalmente marginal, por lo que podría considerarse como productos nicho. El Reglamento 260/2012 permite a los estados miembros la definición de ciertos productos nicho en pagos y cobros que tengan una cuota de mercado inferior al 10%, y para los cuales se extiende la fecha obligatoria de migración a febrero de 2014. A posteriori, se emitió un nuevo comunicado para extender la fecha a 01 de febrero de 2016.

En España, han sido aprobados dos tipos de productos para la prolongación de la migración:

  • Anticipos de crédito (cuaderno 58)
  • Los recibos (cuaderno 32)
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